Процесс организации и проведения презентаций фирм. Организация выставок и проведение презентаций. Взаимодействие визуального и смыслового аспектов в организации выставок

Презентация - самостоятельная акция, которая может выступать в форме приема, представления компании, первых лиц, новой продукции компании приглашенной аудитории. Как правило, презентация компании проводится по случаю ее открытия или создания, ежегодной демонстрации новых достижений, новых видов продукции, услуг, нового лица компании. Презентуется то, что можно увидеть, потрогать, попробовать или прочитать. При выходе на новые рынки сбыта также организуется презентация компании в стране, где открываются филиал, подразделение или представительство. Презентации отличаются от пресс-конференции прежде всего большим количеством приглашенных от различных общественных кругов, большим акцентом на культурную программу, а главное - тематикой. Если пресс-конференции обычно посвящены проблемным темам, то презентации связаны с определенными конкретными результатами в деятельности компании, к которым есть смысл привлечь внимание СМИ и общественности. Презентации устраиваются для потенциальных потребителей, покупателей, партнеров, инвесторов, обязательно приглашаются представители СМИ. Продолжительность презентации в каждом конкретном случае зависит от представляемого материала. Естественной особенностью всякой презентации является ограниченность ее продолжительности. Презентация, как и пресс-конференция, предусматривает сессию вопросов-ответов.

Проведение презентации включает следующие этапы.

1. Определение цели и ее приоритетов в области привлечения новых клиентов, формирования имиджа компании, привлечения новых партнеров, в том числе выгодных поставщиков, инвесторов, улучшения отношений с местными органами власти, определенными кругами общественности.

2. Обоснование концептуализации презентации путем формирования идеи, определения места и сроков проведения, состава участников и размеров совокупных затрат. Целесообразно начинать презентацию во второй половине дня, ее продолжительность не более 4 ч, в том числе торжественная часть и культурная программа - 1,5–2 ч, ужин или фуршет - 2 ч.

3. Разработка программы презентации. Назначается ответственный (ведущий), занимающий высокий пост в администрации компании и владеющий ораторским искусством и навыками международного этикета. Как правило, сценарий презентации следующий:

· ведущий представляет руководителей компании и важных гостей;

· ведущий предоставляет слово руководителям компании для кратких сообщений на 2–3 мин с демонстрацией образцов, макета новых видов продукции, технологий;

· отводится время на вопросы присутствующих и ответы на них руководителей компании и ведущих специалистов;

· ведущий предоставляет слово гостям для выступления с пожеланиями, комментариями, поздравлениями, предложениями и конструктивными замечаниями; предусматривается вручение сувениров, памятных альбомов, значков, адресов;

· заключительная часть предполагает проведение банкета, фуршета, неформальный обмен информацией, контакты и другие формы делового PR-общения.

Ведущему полезно знать типы вопросов, способных нести опасность для презентации: вопрос - скрытое возражение, оборонительный вопрос, испытующий вопрос, вопрос-демонстрация, вопрос-вызов и т.п.

1. Вопрос-возражение - задается в ситуациях, существенно угрожающих интересам того, кто этот вопрос задает. Справиться с этим можно при помощи обычных приемов:

· не занимать оборонительную позицию;

· переформулировать вопрос для себя;

· не вступать в предлагаемый спор;

· упомянуть о выгодной стороне дела.

2. Вопрос-переадресация - задают в случаях, когда предложение ведущего может задеть интересы того, кто задал вопрос. Обычный способ успешно справиться - это переадресовать вопрос самому задающему, добиться, чтобы он разговорился, затем, если есть затруднение разрешить вопрос на фактическом уровне, передать его другим членам группы.

3. Вопрос-демонстрация - задают с целью показать коллегам, как хорошо информирован задающий вопрос. Здесь уместна публичная похвала знаний оппонента, подтверждающих то, как он осведомлен и компетентен.

4. Вопрос-испытание - предназначен для проверки знаний и опыта ведущего. Основное здесь - не оправдывать своего незнания и некомпетентности в данном вопросе. Полезно пообещать задавшему вопрос выяснить неизвестное и выполнить это обещание.

5. Вопрос-компромисс - задается, когда оппонент высказывает некоторое суждение, конфликтогенное по своему потенциалу. Направлен на предупреждение возникновения конфликта и примирение оппонирующих сторон путем перефразирования прозвучавшего высказывания со смягчением формулировки.

6. Вопрос-вызов - звучит, когда ведущий высказывает некоторое суждение, неосторожно посягающее на область знаний одного из зрителей. Оптимально - мгновенно отступить, сохраняя достоинство, возвращая оппоненту права в его владениях и по возможности спросить у него совета.

7. Вопрос-предупреждение - задается, когда оппонент высказывает резкое суждение, конфликтогенное по сути. Направлен на предупреждение возникновения конфликта путем демонстрации своей решимости отстаивать свою точку зрения и способности ее рационально аргументировать.

В целом трудные вопросы лучше всего переадресовывать коллеге-эксперту, другому члену аудитории, предложить для всеобщего обсуждения. Можно также отсрочить ответ на сложный вопрос, дать себе время для обдумывания, но обязательно вернуться к нему в дальнейшем. В любом случае их нельзя замалчивать, уходить от них, это может произвести на подготовленную аудиторию, искушенную в ведении дискуссий, крайне неблагоприятное впечатление и породить недоверие ко всей сообщенной информации.

Создание и сопровождение презентаций - технические аспекты.

В условиях насыщенного рынка, привередливого потребителя и глобальной конкуренции все чаще приходится задумываться не только об акциях продвижения, стимулирования сбыта, но и о позиционировании, а вернее, о концепции визуальной подачи товара, продукта, услуги или самой компании. Причем визуальная подача должна замыкаться не на простых рекламных имиджах для печатных модулей, наружной рекламы или 30-секундных роликах для ТВ, и даже не на корпоративных фильмах. Наиболее полноценно, выгодно и открыто преподнести продвигаемый продукт, услугу или фирму позволяют презентации. На сегодняшний день различные виды презентаций - один из самых комфортных и эффективных способов ознакомления целевой аудитории с продвигаемым объектом, будь то товар, продукт или услуги. Презентация - это также удобный способ демонстрации достижений или возможностей компании, описания методов производства или свойств выпускаемой продукции (товара), информирования о тенденциях или планах развития фирмы, а возможно, и привлечения инвестиций. С помощью презентации можно легко реализовать коммуникативную задачу обучения сотрудников, бизнес-слушателей семинара или лекции, повышения лояльности клиентов и бизнес-партнеров. В любом случае выгодное отличие презентации от других маркетинговых инструментов - возможность подачи информации наглядно, объемно и «живо». Как видим, целей использования презентаций достаточно много - причем достигаются они путем использования разных форматов презентаций. Презентации можно разделить на несколько типов в зависимости от вида использования и целей создания той или иной презентации. Основных групп две, это печатные презентации и электронные презентации.

Печатные презентации. Это простейший вариант использования презентации в качестве раздаточного материала или печатного дополнения к выступлению, рекламной акции. К сожалению, для большинства компаний данный вид применения презентации является крайне узким в связи с ограниченными возможностями печатных презентаций по воздействию на эмоциональное восприятие. В этом формате есть жесткие ограничения на статичность картинки - можно «поиграть» с возможностями типографии, дизайн-решением, но за пределы печатного восприятия и использования пробиться не удастся. В большинстве своем печатные презентации - брошюры, каталоги, буклеты - воплощают имиджевые идеи, достаточно полно справляясь с функциями визитных карточек компании или каталогов продукции.

Компьютерные (электронные) презентации. На более высоком уровне по сравнению с печатными презентациями находятся компьютерные (электронные) презентации, позволяющие выйти за границы печатных каталогов и буклетов. Электронные презентации можно размещать в Интернете - на сайте компании, рассылать по электронной почте (PDF-презентации), использовать на конференциях, семинарах, презентациях в качестве видеопрезентаций. Такие презентации в зависимости от формата могут отличаться динамикой и полноценной анимацией (анимационные презентации), оригинальной подачей информации, возможностью добавления звука, музыки и пр. Компьютерные презентации не «завязаны» на печатный тираж, могут использоваться на различных носителях, будь то компьютер, «плазма» или проектор, в них достаточно просто вносить изменения. Компьютерные презентации также можно условно разделить на несколько типов, проследим их от простейших к более сложным.

PоwerPоint-презентации (презентации PоwerPоint). Наиболее простым и распространенным вариантом презентации является презентация в формате РоwerРоint (презентация PоwerPоint), получившая широкое распространение в бизнес-среде. Формат PоwerPоint позволяет интегрировать в презентацию видео- и аудиофайлы, создавать примитивную анимацию на уровне слайд-шоу. Главный плюс данного формата презентации - возможность без особых знаний и умений вносить изменения в презентацию, адаптируя ее под разные аудитории и цели. Главный минус - «зависание» интегрированных в презентацию файлов, примитивизм дизайна картинки. При изготовлении презентаций РоwerРоint с привлечением профессиональных дизайнеров можно добиться сочетания информации и качественного визуального воплощения отдельных имиджей, созданных специально для презентации. Причем акцент на имиджевой составляющей любой презентации позволяет добиться важного эмоционального восприятия в рамках рекламных коммуникаций. Потребитель, не отвлекаясь от информации, воспринимает ее на эмоциональном уровне благодаря эстетичному исполнению презентаций, дизайну и профессиональной работе менеджеров дизайн-студии.

Презентации PDF (PDF-презентация компании). Еще один вид довольно простой компьютерной презентации - это презентация в формате PDF. Фактически это вариант электронного каталога, удобного для рассылки по электронной почте, размещения на сайте и печати на принтере. То есть практичный, легкий, удобный, функциональный продукт. Зачастую презентации PDF становятся продолжением фирменных каталогов и других рекламных материалов, когда на первое место выходит создание картинки, имиджа, а значит главную роль играет качественный дизайн. Презентация PDF дает возможность подать в привлекательном виде тщательно отобранную информацию, при этом вид (дизайн) презентации должен быть тщательно продуман, разработан и претворен в жизнь. Такие презентации позволяют максимально расширить рамки для творческого подхода и креативных дизайнерских решений. Чаще всего презентации PDF используются как вспомогательный продукт - изготавливаются при заказе в профессиональной студии бесплатно, приложением к печатной версии презентации или мультимедиапрезентации. Главные плюсы презентации в формате PDF - это прежде всего небольшой «вес», что очень удобно для рассылки по электронной почте, презентация PDF идеальна для печати - подходит для разных типов принтера и операционных систем. Неоспоримый минус подобных презентаций - статичность, но в то же время это поле для реализации самых смелых идей дизайнера.

Видеопрезентации. К электронным презентациям можно также отнести видеопрезентации, поскольку в условиях развития технологий большая часть форматов - это цифровые аналоги. В данном виде презентации компьютерная графика и другие анимационные спецэффекты отходят на второй план, уступая место живой картинке - видеоизображению презентации. Как показывает практика, презентации длительностью более 5–7 мин плохо воспринимаются аудиторией, а показать за это время с помощью только видео все конкурентные преимущества продвигаемого объекта проблематично. Еще один минус подобного формата - жесткий ассоциативный ряд у аудитории с корпоративными фильмами и другими «большими» форматами. Главный же плюс подобного вида презентаций - живая, реальная картинка, которой можно верить. Данный формат позволяет не только выступать в качестве самостоятельной единицы, но и интегрироваться в гораздо более сложные и функциональные виды презентаций - мультимедийные, интерактивные презентации, дополняя яркий рекламный дизайн реалистичным видеорядом.

Мультимедиапрезентация (мультимедийные презентации, интерактивные презентации). Мультимедиапрезентации, интерактивные презентации, анимационные презентации - наиболее обширный по своим возможностям вид презентаций. Подобный формат интерактивных презентаций позволяет интегрировать в презентацию звук, видеофайлы, анимацию, интерфейс (систему меню - управления), трехмерные объекты и любые другие элементы. Неоспоримое достоинство мультимедийных презентаций - возможность внедрения в них фактически любых форматов: PоwerPоint-презентаций, презентаций PDF и видеопрезентаций. С помощью удобной системы меню можно сделать возможной «подкачку» различных файлов, вплоть до автоматического выхода на сайт объекта презентации. По сути, мультимедийные презентации могут быть имиджевыми, то есть в качестве имиджевого ролика находить применение на презентациях, выставках, конференциях, семинарах и любых других мероприятиях, а также с легкостью способны заменить сейлз-менеджера, оратора или лектора, рекламный каталог или сайт компании. Сбалансированное использование информации, а именно чередование или комбинирование текста, графики, видео и звукового ряда, делает мультимедийные презентации максимально комфортными и удобными в использовании. Такие высокотехнологичные презентации являются действенным маркетинговым инструментом, демонстрируют высокий уровень профессионализма и качества работы компании. Использование подобных презентаций гарантирует повышение узнаваемости компании и привлечение целевой аудитории.

Flash-презентации (флэш-презентации). Мультимедийные презентации (мультимедиапрезентации) позволяют сочетать в себе несколько форматов - PоwerPоint, PDF и т.д., но в большинстве своем самые лучшие примеры данных презентаций на 100% сделаны на основе Flash (флэш). Это универсальный продукт, позволяющий наиболее гармонично сочетать рекламную информацию с ярким, нетривиальным дизайном и анимацией, добиваясь максимальной отдачи от презентации. Это возможность создания презентации единым файлом, без папок и подкачки документов, возможность установить автозапуск презентации при загрузке диска, возможность использования наиболее яркой, насыщенной анимации, возможность не только создавать интересные ролики, но и оснащать презентацию меню - интерфейсом, позволяющим самостоятельно управлять ею. Еще один огромный плюс презентаций на основе flash - это их относительно небольшой «вес», позволяющий размещать подобные презентации в Интернете или дарить на мини-дисках. К минусам можно отнести возможность просмотра изображения только с использованием компьютеров, хотя в условиях тотального использования портативных ноутбуков данный недостаток нивелируется.

3D-презентации. Еще одной разновидностью мультимедиапрезентаций можно с долей относительности назвать 3D-презентации, то есть презентации, оформленные в трехмерной графике 3D-графике, 3D-анимации). Отличительной чертой данных презентаций 3D-презентаций) является возможность показать объект, товар, продукт буквально со всех сторон (в трехмерном изображении), сконцентрировав внимание публики только на нем. В остальном они могут также легко дополняться всеми элементами, присущими мультимедиапрезентациям.

СD-презентации, DVD-презентации. Любые презентации можно не только показывать на экранах, скачивать из Интернета, но и дарить (презентовать) на различных носителях, особенно это удобно для презентаций «весом» от 25–30 мегабайт, которые «тяжелы» для скачивания и не предназначены для пересылки по электронной почте. На данный момент самыми распространенными форматами являются CD-, DVD-презентации, используемые повсеместно. Это могут быть как CD-визитки, так и полноценные DVD-презентации с использованием всех возможностей, предоставляемых форматом.

Бизнес-презентации (деловые презентации). Особым направлением в создании презентаций являются бизнес-презентации - деловые презентации, от которых крайне многое зависит. В большинстве своем это инвестиционные презентации, цель которых - привлечение внимание к компании, проекту, товару или услуге. При создании подобных презентаций основное внимание уделяется стилю презентации - точной подаче информации в ущерб мощному дизайну. Бизнес-презентации могут быть выполнены в любом из форматов презентаций, указанных выше.

Грамотно проведенная презентация является залогом успеха в бизнесе или творчестве.

Список использованной литературы.

1. Кузнецова Т.В. «Секретарское дело», Москва, 1998.

2. Бондарева Т.Н. «Секретарское дело», Москва: «Высшая школа», 1989.

3. Андреева В.И. «Делопроизводство в кадровой службе», Москва: «Высшая школа», 1997.

59.997651 30.205193

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Презентация общественной организации, товара, плана будущих работ. Методы, способы и приемы проведения презентации. Этапы подготовки презентации. Планирование, особенности и основные этапы презентации. Размещение приглашенных на приеме. Фуршет. Коктейли.

реферат , добавлен 05.01.2009

Теоретические аспекты презентации: понятие, виды, функции, особенности подготовки и проведения. "Год Италии в России": общая характеристика мероприятия, этапы подготовки. Особенности разработки сценариев, организация и проведение съемок видеороликов.

курсовая работа , добавлен 06.01.2016

Характеристика понятия и основных этапов управленческого контура: стратегического планирования, организации, мотивации и контроля. Построение ключевых этапов проведения домашней презентации, направленной на привлечение новых гостей и рекрутирование.

курсовая работа , добавлен 14.10.2013

Понятие деловых коммуникаций. Общение, его виды и свойства. Проведение переговоров с партнерами. Выступление перед аудиторией. Подготовка и проведение презентации. Правила взаимодействия с журналистами, корпоративных коммуникаций в сети Интернет.

курсовая работа , добавлен 15.10.2015

Определение понятия и сущности имиджа. Психологические условия и методы формирования имиджа руководителя, профессиональная характеристика, профессионально-психологические качества. Влияние имиджа руководителя на организацию, которую он возглавляет.

курсовая работа , добавлен 24.01.2009

Механизм формирования имиджа. Правила формирования имиджа организации. С чего начинается создание имиджа. Представление о компании. Элементы плана по созданию имиджа. Фундамент имиджа. Формирование имиджа. Качество выпускаемой продукции.

реферат , добавлен 04.05.2006

Понятие имиджа фирмы. Составляющие элементы имиджа фирмы. Основные пути формирования репутации. Определение социально-значимой роли организации. Взаимоотношения компании и рынков. Определение ближайших и перспективных целей функционирования компании.

дипломная работа , добавлен 16.05.2011

Имидж организации: сущность, функции, механизмы формирования; роль PR-технологий. Оценка имиджа министерства транспорта и коммуникаций Кыргызской Республики; анализ используемых PR-технологий, совершенствование деятельности по созданию имиджа организации.

дипломная работа , добавлен 18.06.2013

Одно из назначений презентации - публичное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного - книги, кинофильма, организации, нового вида продукции.

Поэтому роль презентаций в деятельности современной организации трудно переоценить. Принято считать, что задача ведущего презентации напоминает задачу адвоката: его цель - убедить людей понять и принять его точку зрения. Презентация является началом дальнейшего рассмотрения и обсуждения объекта.

Если она терпит неудачу, то дальнейшего рассмотрения просто не будет, но если она успешна, то те, кому она адресована, захотят изучить объект презентации более детально.

Обычно презентация считается успешной, если она вызывает желание получить дополнительную информацию.

Рассмотрим более подробно презентацию с точки зрения требований делового этикета.

1. Презентация организации (акционерного общества, общественного движения, и т.п.).

2. Презентация продукта (товара).

Цель презентации - распространение информации о новой, выпускаемой впервые продукции, или о новом, впервые поступающем в продажу товаре, представление качеств (свойств) этой продукции (товара), условий выпуска и продажи, ознакомление присутствующих на презентации с особенностями транспортировки, хранения продукции (товара) и спецификой ее (его) применения.

3. Презентация проекта.

Цель презентации - информирование деловых кругов, общественности, СМИ о новом проекте (программе), затрагивающем интересы различных групп населения. В перечень целей входит также формирование положительного отношения и заинтересованности у лиц, которые могут оказать материальную поддержку проекту. Этот вид презентации наиболее труден для устроителей, так как восприятие заинтересованных кругов может быть многозначным, противоречивым, взаимоисключающим.

4. Презентация объема выполненных работ.

Цель - ознакомить достаточно узкий круг людей (например, акционеров) с результатами, объемами и стоимостью работ.

5. Презентация плана работ.

Цель презентации - информирование круга лиц, имеющих прямое отношение к будущим работам, о том, что будет сделано в определенный период, описание будущих работ, сведения об исполнителях, предполагаемые результаты, средства, которые необходимо будет израсходовать.

Подготовка презентаций - сложный, многоканальный процесс, требующий участия различных специалистов, таких, как:

протокольная группа, обеспечивающая полное соответствие требованиям современного делового протокола;
дизайнеры, художники, архитекторы, оформители, аранжировщики, отвечающие за оформление помещения, где будет проходить презентация, за качество представляемых демонстрационных материалов, за дизайн экспозиции, ее расположение и т.п.;
специалисты по деловой риторике, которые помогут составить наиболее результативные выступления тем, кто проводит презентацию;
специалисты по деловым приемам, банкетам и пр.

Процесс подготовки презентации состоит из следующих этапов:

I этап. Определение цели презентации.

II этап. Составление списка и анализ состава приглашенных на презентацию.

III этап. Разработка плана презентации.

IV этап. Выбор метода представления продукта (услуги), проекта и пр.

V этап. Подбор демонстрационных материалов.

VI этап. Подготовка выступлений.

VII этап. Подготовка к ответам на вопросы.

Рассмотрим перечисленные нами этапы более подробно.

На первом этапе определяют словесную формулировку цели. Все методы презентаций, наглядно - иллюстративные материалы, основные и дополнительные выступления - должны проверяться с одной точки зрения: работает ли этот метод (фраза, плакат) на цель презентации? Это глайный критерий оценки составляющих презентации.

Вторым этапом является составление списка приглашенных на презентацию. Первый вопрос, который надо решить: включать ли в число участников представителей средств массовой информации? Если да, то в каких именно газетах, журналах, телевизионных программах организация заинтересована. Если нет, то почему? Ведь если фирма (или ее подразделение) находится вне поля зрения СМИ, общественности и определенных деловых кругов, они все равно получат интересующую их информацию самостоятельно, но в этом случае велика вероятность того, что она будет деформирована, искажена. Поэтому имеет смысл пригласить представителей СМИ, только надо серьезно подумать, какие именно СМИ лучше представят презентацию в печати, на радио и по телевидению.

Третий этап можно назвать определяющим суть процесса презентации. От того, какие выбраны методы показа и рассказа об объекте презентации, зависят место и время, состав приглашенных, дизайн помещения и т.п.

Обычно для “типовой” презентации используются следующие приемы и способы:

В объявлении о презентации и в тексте приглашений указывается главная цель презентации, например, а) представление нового низкокалорийного продукта питания для определенных возрастных категорий населения; б) представление нового вида организации учебного процесса - “дистанционное обучение”. Надо уметь изложить главную цель презентации в одной фразе, это обеспечит лучшее ее запоминание.
Выступление и показ.

Остановимся сначала на выступлении.

Главная цель выступления - побуждение к действию. Основная задача выступающего - добиться того, чтобы приглашенные, не дожидаясь завершения презентации, “выстроились в очередь” за новым продуктом (услугой) или захотели бы поскорее внести свою фамилию в число спонсоров предложенного проекта.

Жестких, незыблемых правил и неукоснительно соблюдаемых рекомендаций для построения выступления нет. Все зависит от объекта презентации, от личностных особенностей выступающего, от времени, отведенного на выступление и на презентацию, от состава приглашенных.

Однако некоторые советы, носящие общий характер, все-таки могут быть даны.

Любая презентация, рассчитанная на двадцать минут или на два часа, проводимая одним человеком или целой группой, требует ознакомления присутствующих с порядком ее проведения. Эта часть занимает совсем немного времени - пять-семь минут, но она очень важна, так как аудитория становится осведомленной с тем, что ее ожидает. Обычный порядок проведения этого организационного момента следующий:

прежде всего надо выразить благодарность присутствующим, за то, что они посетили это мероприятие, и выразить надежду, что оно будет для них интересным и полезным;
далее необходимо назвать себя - должность, имя, фамилию и роль на презентации; если кто-либо еще принимает участие в рассказе и показе, следует их также представить;
далее следует четко сформулировать цель презентации;
после этого следует изложить предлагаемый порядок презентации: какое время на нее отведено, где она будет проходить (в одном помещении или нет), будет ли перерыв в работе, когда и на сколько, есть ли развлекательная часть и т.п.

В заключение необходимо дать информацию об основном выступлении: сколько времени оно продлится, можно ли будет задавать вопросы в процессе выступления или на них будет отведено специальное время, будут ли использованы технические средства для иллюстрации речи и какие именно и т.п. После того как присутствующим станет ясно, как будет организована презентация, можно переходить непосредственно к основному выступлению.

Изложите одной фразой главную идею выступления, например: “Итак, мы представляем новый продукт питания”. Можно “подать” идею с некоторой долей юмора - если Вы уверены, что Вас поймут правильно. Если такой уверенности нет - лучше не рисковать. Далее надо дать план будущей речи, т.е. сказать, о чем Вы намерены говорить, например: “Мы познакомимся с особенностями производства этого нового продукта питания, с его основными свойствами, с его предполагаемой ценой, и, наконец, мы его просто попробуем”. Пунктов плана не должно быть более трехчетырех, так как в противном случае восприятие не будет четким.

Презентационная речь должна быть построена именно в той последовательности, которую Вы ранее изложили. Недопустимы длинноты, речь предпочтительна энергичная, информативная, не без юмора, содержащая мотивацию к дальнейшему, более глубокому изучению предмета. Текст, имеющий основой только доверие аудитории к Вам, должен чередоваться с бесспорными цифрами и фактами.

При переходе от одного пункта плана к другому имеет смысл подвести итог - сжато, кратко, например, такой фразой: “Итак, мы рассмотрели основные свойства нового продукта. Это, во-первых, его белковое содержание, во-вторых, низкая калорийность, в-третьих, вполне доступная цена”.

анализирующие;
информирующие;
развлекательные;
аргументирующие;
убеждающие;
склоняющие к сотрудничеству;
доказывающие и т.п.

Тому, кто произносит презентационную речь, следует внимательно следить за реакцией слушателей - настроена ли аудитория благожелательно, воспринимает ли аргументы с одобрением, положительно, или, наоборот, отторгает доказательства, склонна возражать, не приемлет даже фактов. В этом случае полезно самому выступающему перехватить инициативу возражений, например, такой фразой: “Говоря о том, что цена доступна, я предвижу возражения. Давайте, однако, проведем сравнение стоимости ряда аналогичных продуктов с близким к нашему продукту содержанием, и мы увидим, что разница в цене сравнительно невелика, если иметь в виду относительно большую разницу в содержании”.

Продолжительность выступления на презентации может быть различной - все зависит от характера представляемого объекта, целей и задач организации, проводящей презентацию, даже от помещения, которым организация располагает, и многих других факторов. Можно предложить такой точный, однако малоучитываемый критерий длительности речи: слушатели должны не изнемогать от ожидания, когда же она кончится, а, наоборот, сожалеть о том, что презентационное выступление так быстро завершилось.

В современной деловой практике продолжительность основного выступления на презентации колеблется от десяти минут до одного часа. Важно правильно распределить время выступления, учесть, что в среднем темп речи, удобный для произнесения и для восприятия - от 90 до 120 слов в минуту; отклонения бывают, но редко.

Кроме того, обычно основная речь не бывает единственной - ее дополняют речи специалистов организации, проводящей презентацию, длительность которых тоже может быть различной, в зависимости от потребности в той информации, в них представленной.

Сделать речь, основную или дополняющую, легко воспринимаемой, яркой, запоминающейся, побуждающей к вполне определенным действиям можно, следуя нижеприведенным рекомендациям:

сопроводите речь цифрами: пусть их будет немного, но они должны быть впечатляющими;
приведите 1-3 ярких примера. Это придает речи убедительность;
пользуйтесь (но умеренно) таким методом достижения выразительности речи, как риторический вопрос. Это концентрирует внимание слушающих на предмете речи;
используйте юмор для создания непринужденной атмосферы.
предпочитайте простое построение фразы; устная речь отличается от письменной краткостью, простотой, отсутствием сложных фразеологических оборотов;
удерживайте внимание слушающих, меняя интонацию, тон голоса, темп и ритм речи - но все это в пределах здравого смысла, не превращая выступление в клоунаду.

Заключительная часть - апофеоз выступления. Нельзя обойтись без заключения, и оно не должно быть скомкано. Надо упомянуть о том, что “настало время подвести итоги: переходим к завершению наших рассуждений (или нашего анализа и т.п.)”. В заключительной части следует остановиться еще раз на тех основных, ведущих идеях, которые были высказаны ранее.

Последние фразы должны быть мажорными, пробуждать желание действовать.

В заключении не следует высказывать новых идей, надо резюмировать лишь то, что уже говорилось.

В том случае, если в презентацию, кроме основного доклада (речи, сообщения), включены и дополняющие основную часть выступления, они должны быть тщательно подготовлены по тем же правилам. Присутствующим следует также объяснить, чем вызваны дополнительные выступления. В них могут рассматриваться отраслевая специфика или другие вопросы.

В презентации невозможно рассказать и показать все. Не стоит перегружать ее излишней информацией. Надо уметь ограничить себя в подборе данных, отбирая лишь те, которые заинтересуют всех приглашенных. Презентация не должна утомлять изобилием технических подробностей, от точных детальных характеристик стоит отказаться в пользу более общих (но не менее достоверных).

Имеет смысл ориентироваться на заинтересованного, но среднего слушателя.

Выступления (основное и дополнительные) завершаются ответами на вопросы. Для этого надо предусмотреть время. Хотя и в процессе самого выступления вполне возможен прямой контакт выступающего со слушателями, т.е. он может, не теряя нити своей речи, быстро ответить на короткий вопрос (типа “где?”, “когда?” и т.п.), отреагировать на ту или иную реплику, однако есть риск потерять контроль над речью, уйти в сторону от темы. Поэтому отдельное время для вопросов тоже должно быть отведено. Опытный выступающий, как правило, предвидит вопросы, их число и содержание. Но все же следует составить список наиболее вероятных вопросов и подготовиться к ответам на них. Вместе с тем могут возникнуть совершенно неожиданные вопросы.

Существует ряд правил для ответов на вопросы:

предпочтительнее краткий ответ на вопрос;
нельзя в ответе давать заведомо неверную информацию;
эмоционально ответ должен быть доброжелательным. Можно продемонстрировать свое дружелюбие таким, например, высказыванием: “Благодарю за прекрасный вопрос, он как нельзя лучше поможет познакомиться со следующей ситуацией (цифрами, доказательствами, аргументами, фактами и пр.)”;
не следует слишком долго думать над ответом на вопрос. Если не можете сразу ответить, лучше сказать: “Я не готов сейчас ответить, позвольте выяснить некоторые детали, чтобы через некоторое время, в течение презентации, подготовить ответ на этот вопрос”. Или: “Если этот вопрос интересует узкий круг лиц, прошу подойти к главному стенду через полчаса, я смогу подобрать данные для ответа на этот вопрос”;
иногда задающий вопрос превращает его в выступление, пытаясь дать варианты ответов на него. Необходимо тактично прервать спрашивающего, оставив за собой контроль за процессом презентации, не позволять отобрать лидерство у выступающего;
можно провести разграничение вопросов на те, ответы на которые интересуют всех, и те, которые интересны малому числу присутствующих. Последних можно попросить задержаться и ответить на их вопросы, когда остальные присутствующие покинут свои места;
иногда у присутствующих на презентации нет вопросов. Выступающий должен предусмотреть такую вероятность и подготовить 2-3 вопроса, которые он может задать, сам сопроводив их такой, например, фразой: “Полагаю, что уважаемую публику может интересовать такой вопрос”. Возможно, это подвигнет аудиторию задать другие вопросы;
очень осторожным следует быть с прессой. Некоторые работники средств массовой информации, к сожалению, имеют обыкновение искажать чьи-либо высказывания. В основном это делается для придания сенсационности журналистским сообщениям. Это не значит, что они питают личную неприязнь к Вам, они отнесутся подобным же образом к словам любого человека.

Вовсе не желая бросить тень на представителей этой профессии, тем не менее предостерегаем, что в некоторых случаях, могут возникнуть некоторые проблемы, подобные тем, которые упомянуты выше.

При такой ситуации лучше ответить: “Нет, я этого не говорил, я сказал, что...” (и повторить уже сказанное. Можно добавить: “Прошу точно передать мои слова”).

Отдельно следует сказать об использовании наглядно-иллюстративных материалов. Их применяют в процессе презентации в подавляющем большинстве случаев. Рассмотрим их подробнее.

Текстовые наглядные материалы . Они помогают выступающему удержать внимание слушателей на определенных аргументах и фактах, а также демонстрируют логику выступления. Распространенными ошибками являются размещение на плакате слишком большого объема текста, а также недостаточно крупный шрифт. Можно порекомендовать количество строк на листе - 5-6, количество слов в строке - примерно такое же. Материалы должны находиться достаточно высоко, что позволит присутствующим видеть текст даже с большого расстояния.

Не стоит использовать бумагу темного цвета, а буквы и цифры на ней - светлого. Черные буквы на белом фоне - вот идеальное, “непротивоестественное” сочетание цветов. Шрифт лучше выбрать простой - без завитушек, виньеток, необычного написание букв и т.п. Чтобы обратить внимание аудитории на отдельные слова, их можно выполнить более крупным шрифтом, но не в ущерб разборчивости текста.

Графические наглядные материалы . Они помогают в восприятии и запоминании. Обычно это графики, диаграммы, схемы, рисунки. Графическое изображение должно быть снабжено надписью, поясняющей его смысл. Не только допускается, но и приветствуются изображения, выполненные на одном листе в разном цвете, что облегчает сравнение, если рисунок содержит графическое изображение динамики различных явлений или процессов.

И текстовые, и графические наглядные пособия должны подчеркивать, а не затенять содержание выступления. Не должно содержаться противоречивых сведений в иллюстративных материалах. Следует помнить, что наглядный иллюстративный материал лишь дополняет выступление.

Современный уровень технического оснащения позволяет тексты и графики представить не только на традиционных бумажных носителях, но и с использованием механических средств, достижений химии, физики.

Средствами визуализации основных идей презентационного выступления являются:

Тексты и графики (диаграммы и пр.).

Доска (для мела или маркера). Конечно, профессионально выполненная диаграмма, размещенная на заранее подготовленном листе, впечатляет, она аккуратна и безупречна с позиции точности чертежа. Но кривая (или прямая), которая появляется под рукой того, чье выступление слушает аудитория, производит не меньшее впечатление. Целесообразно сочетать и заранее подготовленные иллюстративные материалы и доску, где график появляется на глазах слушающих.

Проекторы - удобное техническое средство, хотя оно далеко не новое. К достоинствам его относится простота как в использовании, так и в подготовке материалов для демонстрации. Кроме того, при его использовании отсутствуют излишние хлопоты с выключением и включением освещения.

Слайды . На слайдах могут быть изображены любые иллюстрации - схемы, таблицы, графики и пр. Хотя аппаратура для демонстрации слайдов более сложная и есть необходимость выключать освещение, однако уровень профессионализма в проведении презентации в этом случае более высокий.

Другие технические средства - как правило, более дорогие: видеофильмы, компьютерные показы и т.д. Эти средства не только более дороги, но и требуют специальной подготовки, оформления, использования труда профессионалов.

Средствами, которые сделают презентацию успешной, могут быть модели и макеты . Например, на презентации строительного проекта естественным будет использование макета застройки будущего микрорайона или макета отдельного здания; на презентации нового вида продукции можно продемонстрировать одну или несколько моделей рекламируемой продукции.

В заключение хотелось бы дать несколько советов впервые выступающему на презентации.

Пусть внимание публики Вас не смущает; помните, что объект презентации интересует собравшихся гораздо больше, чем Ваша персона.

Попытайтесь испытывать искреннюю симпатию к аудитории, и она ответит Вам тем же.

Нельзя забывать первую фразу!

Пусть Вас не пугает волнение перед презентацией. Даже те, кто провел не одну и не две презентации, волнуются, хотя и не слишком сильно. Просто они умеют держать себя в руках, и посторонним это волнение незаметно.

Для выступающего должен быть обязательно приготовлен стакан воды, так как напряжение голосовых связок, волнение могут привести к тому, что выступающий закашляется, и это может вызвать его смущение. Глоток воды успокоит горло.

Заставьте себя быть уверенным в успехе, и эта уверенность передастся аудитории.

Подготовке текста и иллюстративного материала уделите побольше времени. Это позволит Вам не беспокоиться о том, что выступление будет слишком коротким и не произведет должного впечатления.

Во время выступления не надо поворачиваться боком или даже спиной к аудитории.

Если уровень внимания аудитории снижается, не волнуйтесь, постарайтесь привлечь внимание присутствующих интересным примером, может быть, шуткой.

Говорить следует спокойно, не быстро и не медленно, поработать над тембром голоса (хотя тембр - это дар природы), над высотой голоса (слишком низкий голос не производит должного впечатления, равно как и слишком высокий).

Помните, что уверенность в себе, спокойствие, успех выступления на презентации обеспечиваются опытом, поэтому приобретайте его!

Вопросы для повторения

Какова роль презентации в деловой жизни?
Существуют ли этические требования к проведению презентации?
Каковы возможные этические нарушения в ходе презентации?
Перечислите виды презентаций в зависимости от поставленных перед ними целей.
Какова главная цель презентации?
Перечислите возможные ошибки в проведении презентации.
Уместен ли юмор в презентационной речи?

От того, насколько качественно вы представите новый продукт или саму компанию целевой аудитории либо потенциальным партнерам, во многом зависит успех при продвижении на рынке. Потому организовать такое презентационное мероприятие нужно тщательно. Что требует от вас немалых ресурсов. Поэтому целесообразнее пользоваться поддержкой Лаборатории полного цикла Mosevent группы компаний НТС, где вы можете заказать проведение презентаций в Москве, России и во всем мире.

Какие услуги мы оказываем?

Грамотная подготовка такого события как презентация включает много этапов. Мы выполним все, потому что ориентируемся на комплексный подход:

Подготовка площадки . Наша компания поможет подобрать подходящее для проведения вашей презентации по размерам или расположению место: будь то конференц-зал бизнес-центра, супермаркет либо концертный холл. Также мы полностью оформим выбранную локацию в вашем корпоративном стиле и оснастим ее необходимым аудио- и видеооборудованием, стойками для раздачи презентационных материалов и т.д.

Создание программы . Собственные авторы в Лаборатории полного цикла Mosevent в подробностях продумают концепцию и сценарий мероприятия. При этом мы также возьмем на себя ответственность за написание речей выступающих, подготовку слайд-шоу и видеопрезентации, разработку и печать информационных буклетов, а также развлекательную часть с шоу-программой, розыгрышем подарков и т.п.

Подбор людей . Для качественной организации любой презентации важно, чтобы все участники события действовали слаженно. Мы соберем для вас такую команду из профильных специалистов, ведущих, промоутеров, хостес, аниматоров, охраны и т.д. Также компания пригласит представителей СМИ, лидеров мнений и звезд, которые подчеркнут уровень мероприятия. При необходимости в Mosevent помогут вашим сотрудникам подготовиться к выступлению перед аудиторией.

Освещение мероприятия . Хорошая презентация направлена не только на присутствующих – важно охватить и аудиторию через различные каналы массовой информации. Мы проведем профессиональные фото- и видеосъемки, подготовим пресс-релизы до и после события, обеспечим их публикации в СМИ и соцсетях, а также подготовим отчеты об упоминаниях вашего мероприятия и реакции на него аудитории.

Что вы выигрываете от выбора Mosevent?

Комплексная организация и проведение презентаций с нашей компанией позволит вам заявить о себе на рынке, увеличить продажи и повысить лояльность к бренду. Все это возможно потому, что у нас вас ждут:

Солидный опыт . С 2005 года, когда начала работу группа компаний НТС, нами организовано сотни разнообразных презентаций: от строгих деловых или небольших рекламных в магазинах до самых масштабных и необычных. Благодаря этому мы реализуем для вас проект любой сложности и охвата.
Индивидуальный подход . Специалисты вникают в саму суть не просто мероприятия, но бизнеса в целом. За счет этого вам гарантировано внимание ко всем важным особенностям вашего бизнеса, корпоративной культуры и делового стиля, и, как следствие, проведение презентаций в соответствии с вашими ожиданиями.

Разумная цена . Эффективность презентационного мероприятия измеряют в первую очередь соотношением вложенных средств и отдачей со стороны аудитории. Мы прилагаем все усилия, чтобы оптимизировать логистические и организационные схемы для прозрачного бюджета программы.

Поэтому, если вам нужна организация презентаций в Москве или других городах России и всего мира, которая даст максимум пользы вашему бизнесу, выбирайте Лабораторию полного цикла Mosevent – с нами удобно!

Подобные документы

реферат , добавлен 05.01.2009

Понятие и особенности проведения переговоров, основные этапы их проведения и оценка необходимости в деятельности предприятия. Правила подготовки к переговорам, критерии и требования к данному процессу, его этапы и возможные стратегии проведения.

реферат , добавлен 11.09.2010

Особенности проведения корпоративных праздников, технология их организации. Определение направленности мероприятия и его целей. Форма и место проведения праздника. Декор помещения, музыкальное сопровождение. Составление сценария подготовки к празднику.

реферат , добавлен 09.04.2012

Корректное деловое общение как один из элементов корпоративной культуры. Особенности подготовки и проведения служебного совещания. Виды служебных совещаний, принципы организации и требования к ним. Основные стили поведения руководителя на совещании.

контрольная работа , добавлен 16.01.2011

Общая характеристика политики управления кадрами. Анализ состояния проведения подготовки и переподготовки кадров в ООО "Азот-Черниговец". Разработка рекомендаций по совершенствованию кадровой политики, направленных на развитие системы обучения персонала.

дипломная работа , добавлен 25.09.2011

Карьерный рост менеджера, цели, этапы и управление. Основы подготовки к публичному выступлению, предпосылки успешности доклада. Особенности подготовки и проведения собраний и совещаний, обязанности руководителя, оценка итогов, составление протокола.

контрольная работа , добавлен 02.02.2011

Понятие служебного совещания и принципы его организации, классификация и типы, функциональные особенности, порядок и специфика проведения. Анализ процесса проведения служебного совещания на фирме ООО "Антипож", стили поведения руководителя на нем.

курсовая работа , добавлен 20.11.2013

Особенности подготовки и повышения квалификации персонала организации. Общая характеристика компании "Юнити", анализ видов деятельности. Знакомство с основными задачами подготовки кадров, основные пути совершенствования подготовки и квалификации кадров.

курсовая работа , добавлен 04.03.2013

Особенности и задачи, встающие при обучении руководителей. Особенности современных методов подготовки топ-менеджеров. Сущность и значение проведения тренингов как одного из методов подготовки руководителей-менеджеров. Суть упражнений для топ-менеджеров.

реферат , добавлен 27.07.2010

СПонятие деловых совещаний, их сущность и особенности, этапы и цели подготовки руководителя. Общая характеристика деятельность риэлтерской компании "Центр недвижимости". Выявленные недостатки и пути совершенствования подготовки совещаний в компании.